作者 ：Otis Yi   易佳咨询大咖专栏作者

 

前言： 

大家考过了NPDP ，应该知道在产品项目开发以前的Fuzzy Front End 混沌不清的阶段，高层以价值、使命、原景定出策略由上而下 以产品项目组合以价值导向、资源平衡方式管理大大小小的产品项目，而新产品的项目一定要对应一个商业案例论证(Business Case）交由高层以策略、价值、权利決策（decision method）而决定提供资金（Funding)来做新产品项目，可见商业案例论证在新产品开发是多么重要了！本文 就NPDP 没有说太多的Business case 架构参照了一些IIBA 的CBAP 以及 PRINCE2证书 来看看 商业案例论证 结构是什么？

 

文章：

几乎每个组织都运行有限的资源，业务案例决定了这些资源的分配。因此，商业案例开发应该是每个课程的必修课。无论您的领域或学科如何，培养为您的目标撰写引人注目的论证的能力至关重要。

 

虽然本文涉及商业案例，但其中包含的信息也适用于非商业实体。政府机构，教育系统和非营利组织都需要工具来确定资源分配，尽管它们通常被归类为案例陈述，而不是商业案例。

 

例如：

 

营销通常涉及在开发新产品和广告预算期间竞争资源。

 

销售通常涉及增加培训和人员。

 

IT通常涉及软件更新，新系统和增加的人员。

 

人力资源往往涉及增加招聘和福利的资金（以留住员工）。

 

制造业通常涉及增加新的生产设施和生产线。

 

 

几年前，获得大部分企业资源的品牌总是由品牌经理代表，他们开发了最具吸引力的故事并且最有效地传达了这些故事。今天，商业案例是向决策者传达故事的最有说服力的方式。

 

商业案例可以从详细的程序管理应用程序到简短的非正式对话。有些人认为业务案例模板是Excel执行。但是，它应该更加全面。平衡记分卡和战略地图可能有助于为成本效益分析提供信息，从而推动更好的业务决策，但它们不包含在业务案例中。

 

相反，最好的商业案例提供了一套批判性评估不同选项的工具，包括资源分配和战略决策。目标是在截止日期前提交结果，保持在预算范围内，并产生商定的利益。这些好处应该代表最佳的时间和资源分配。

 

在本文中，将解释为什么需要业务案例，最佳业务案例包括哪些内容，以及如何构建业务案例。还将为大家提供一些示例业务案例。我们认为我们的文章将说服开发专业的商业案例将使大家在整个工作中更具说服力和可信度。

 

 

什么是商业案例（Business Case)?

 

商业案例是用于证明需要某种类型资本支出的拟议项目的工具。它详细说明了执行计划的资本和资源分配，以及启动项目或任务的好处。一旦业务案例获得管理批准，它将被维护为将在项目管理过程期间和之后使用的工作文档。

 

精心设计的业务案例确定了满足组织需求或机会的多种选择，并提供关键数据以使管理人员做出明智的决策。

 

商业案例可以是综合分析或简单，非正式的演示。在下一节中，我们将详细介绍更高结构化文档的元素。

 

 

商业案例在项目管理中的作用

 

每个组织都有目标，需求，问题和机会。可能需要解决特定问题，满足某些需求并利用不同的机会。解决方案可能需要新的计划，扩展现有操作或纠正执行不力。如前所述，每个组织都拥有有限的资源，包括预算。

 

业务案例确定了启动项目或计划的原因，包括其价值和利益。它旨在确保资源优先考虑最直接影响公司最优先事项的运营和项目。

 

在此优先排序过程中，关键要素是识别提供商定利益的项目。

 

PRINCE2™是一种国际公认的项目管理方法，支持提供福利。它确定了项目的这些关键要素：

 

输出，是项目的任何技术可交付成果（有形或无形）结果，这是使用项目可交付成果所产生的变化的结果这种好处是由一个或多个利益相关者认为有利的结果所带来的可衡量的改进商业案例的目的是概述拟议项目的好处，并提供持续评估和评估倡议进展的手段。因此，它将成为项目之前，期间和之后使用的活文件。

 

最初，业务案例确定了项目的基本原理并详细说明了其益处。在整个执行过程中，业务案例测量计划的进度和整体环境，以确定是否需要更正课程。在项目结束时，尸检提供了有关未来执行的宝贵反馈。努力，哪些具体而言，事后验证将确定项目是否符合这些商定的好处(包括以下）

 

1.收入增长

2.生产力提高

3.成本控制

4.新用户/改善用户体验

它还将识别这些滑点：

 

5.未能满足时限

6.成本超支

7.效率低下的问题

无论何时需要花费资源，它们都应该支持明确的业务需求，同意为企业带来价值的商定利益。支持业务案例可以采用综合文档，演示文稿或口头协议的形式。

 

 

商业案例组件（Business Case Components)

 

结构化业务案例至少包括以下组件：

 

1.项目背景

2.解决方案的选项

3.相关费用

4.好处和价值观

5.风险分析

6 .建议的行动方案

7.投资回报

 

您的目标是彻底了解业务情况，并在整个决策过程中建立信心和信誉。第一步是清楚地识别业务问题，问题或机会，包括具体参数。

 

该项目的理由将基于解决方案的好处和价值。

 

在执行期间应定期审查每个业务案例，以确保：

 

该项目的原始理由仍然是有道理的。

业务环境没有以改变项目的方式发生变化。

该倡议将能够实现商定的利益。

 

 

 

（图片： 商业论证案件的七大部份）

 

如何撰写商业案例（How to write a business case)?

业务案例的目标是对决策者需要的信息进行客观汇编，以证明公司资源的投资是合理的。 在创建业务案例之前，重要的是让其他人参与决策并确定交叉依赖关系。

 

为确保您的建议行动符合您的企业目标和文化，您还需要审查公司的使命和愿景陈述。

 

这是我们推荐的结构：

 

总结部分：（Executive Summary）

 

此商业案例的高级精简版包括：

1.问题，需要或机会

2.考虑的选项

3.所需的资源

4.要获得的好处和价值

5.风险分析

6.建议采取的行动

7.投资回报率（尽管本节引导业务案例，但在解释完所有数据后，还需要对其进行审核。切记！切记 高层总是全部商业案例只看这一部分，所以 BA一定要在此部分带出所有的精华！）

 

处境分析（Situation Analysis）

在NPDP 有将此称为可行性分析（Feasibility Analysis) 使用此部分可以清楚地确定要解决的问题。 这是业务案例中最大的部分，因为它负责回答原因，内容和方式。 背景很重要，所以要清楚地介绍问题和解决方案。

 

本节的目的是回顾问题和解决方案的背景。 具体来说，问题是什么？ 它为什么会发生？ 内部和外部因素如何影响问题？

 

使用SWOT（优势，劣势，机会和威胁）分析来开发您的解决方案。 在您的分析中，考虑技术，并全局思考。 是否存在地理扩张的机会，或外国竞争或贸易是否会影响您的业务？

 

同样，背景是详细说明情况的关键方法，并为您推荐的行动方案奠定基础。

 

商业目标（Business Objective)

此部分是指和高层的商业和战略目标紧紧相连

通过在数量和质量上启动您的解决方案，您打算实现什么目标？ 具体说明利益，目标，目标和目标。 您的行动方案是否会支持公司战略，目标和文化？

 

优点(Advantage)

你为什么需要启动这个项目？ 您会增加收入，控制成本或改善用户体验吗？ 量化解决方案将为组织带来的好处。

 

可选解决方案（optional Solutions）

此部分影响了后面的产品开发内容，可以有很多个可选解决方案。识别并评估尽可能多的潜在解决方案。 寻求其他利益相关者的意见，并找出需要跨部门合作的地方。 始终包含“不执行任何操作”选项。

 

成本-利益分析（Cost Benefit Analysis)

这部分也是高层很重视的环节,在此BA 也要有PM的协助来评估项目的财务影响，包括每个可选解决方案的成本和收益，包括根本不采取任何行动。然后推荐提出的行动方案。

 

本节专门针对将批准资金的决策者编写，因此请务必解决项目的每个财务问题。提供预计成本（包括相关成本）和收益的比较。成本效益分析的一个难点是客观量化：

1.安装费用

2.操作员培训的成本

3.增加的能源成本，而不是预计的收益

4.提高容量，效率，增加收入，提高利润率和避免成本。

 

对于这种分析，魔鬼在细节中，因此您可能希望获得产品或项目会计师以获得更多专家经济援助。

 

包括关于预期收益“水平”的部分，以及一系列可接受的成就。根据SMART（具体，可衡量，可实现，相关和及时）目标，国家利益和价值观。

此外，还包括敏感性分析。该领域涉及实施计划时的潜在风险，并允许项目会计师在存在不确定性时查看替代结果。

 

注意：在“根本不采取行动”的情况下，请务必提供有关潜在机会和损失的说明。在保守的环境中，任何行动似乎都不是最安全的过程，因此您应该确定不采取行动的成本，以及可能遗漏的利益和价值代价。

 

市场营销评估(Market Assessment)

此部分要协同营销运营团队的合作！

 

本部分对公司的业务所处的业务环境进行全面评估。市场趋势如何？ 公司的市场份额是扩大还是缩小？ 是否有任何重大的市场中断？

 

竞争如何变化？ 有新技术吗？ 有没有新的竞争对手？ 由于材料或运输成本的增加，您是否预计营业利润会有任何重大变化？

 

包括可能影响公司当前业务的所有因素，以及您提议的项目所涵盖的时间段。

 

风险评估（Risk Assessment)

这部分非常的重要 BA 除了小心做评估之外，PM 也可协同调出之相关的产品项目的风险分析数据来支持。本部份总结了该行动所固有的风险和机遇。 他们将如何管理？ 涉及哪些风险，后果和机会？ 尽可能量化风险的影响

 

行动方案 (Recommendation)

这部分布足了整个商业论证不足的地方，而BA建议的行动方案应直接解决问题。 它应该提供要生成的好处和价值，实施细节，范围，所需资源和潜在约束。 将此推荐方案与其他可能的解决方案进行对比，并详细说明为什么您认为此选项是最佳选择。

 

以下部份 是多加进来的部分供给大家参考

 

商业案例论证大纲（plan outline）

大纲组织化 可以让高层们一目了然！

大纲列出了活动和详细的时间表，确定了所需的工作，将涉及的部门以及将执行每项任务的人员。

 

范围和依赖关系（Scope and Dependencies)

这部分 BA 要协合PM 一起来做出，之后产品项目开发也会延续下去。本部分介绍完成项目所涉及的任务，并确定需要协作的交叉依赖关系。

 

项目组织和治理（project organization and government）

BA 在勾画出整个项目组织和治理图，PM 也是一起来协同完成，做为产品项目开发阶段的延续，本部分介绍项目细节，包括决策过程，签到频率以及创意团队的角色和职责。

 

产品项目报告（Project Reporting)

本部定期设置正式进度更新。 报告还包括尸检以确定项目的有效性。

 

公司是否符合约定的福利？ 这些好处是否为组织带来了承诺的价值？ 如果没有，为什么不呢？ 继续前进，可以采取哪些措施来确保更好的执行？ 这些学习为未来项目提供信息，并在执行战略时提供持续改进。

 

总結：

虽然这篇文章可能看起来非常详细和复杂，但在编写业务案例时，学员应该牢记项目的范围和市场的受众。 建议大家在简洁方面犯错。 为了实现好产品上市的目标，您的商业案例应尽可能简洁而可以在执行上得到论证考验的！

 

本文大部分翻译自 英国BBC 子公司File stage.io 商业论证软件解决方案的专业文章

 

图片：商业案例论证的几个过程